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2015-11-13

ファシリテーションLv.0 会議を回すために最近やってることを振り返ってみた

会社員になり、初めは会議ってナンヤネン。意味あんのか?とか思っていた時期がありました。

The Resurrection (Piero della Francesca)

そのな僕も最近では会議のファシリテータをやるようになり、ようやく型が見え始めてきたところです。
今日こちらの記事を見てふと自分のファシリテーションに対する考え方を書き留めておきたくなったので残しておきます。
空中戦のミーティングに対してやってみればいいこと(「ふりかえり」のTipsその6)

※書き留めることが目的なので、一般的な正解というよりは、自分自身の考えを整理するために書いてます。意にそぐわないことが書かれていても気にしないで下しあ。

アジェンダの重要性


アジェンダとは?
会議における検討課題、議題、議事日程。(公的機関の)スケジュール、行動計画、日程表。ラテン語の「agenda」(「行動する」という意味の動詞「agere」の動形容詞「agendus」の中性複数形)に由来する。
Wikipedia
会議を開くにはアジェンダが必須です。
テーマは何か?何について話すのか?いつ話すのか?それらをまとめない限り会議を開いてはいけない。


「意味あんのか?」と思っていたのはアジェンダを作っていなかったからだった、と今なら理解できます。「何について話すのか?」いわゆる議題だけ出せば、ある程度会議は進行します。
でもファシリテータとして一番重要なのはテーマを用意すること。「会議ではこういうテーマについて話しましょう」その前提が無いと会議は紆余曲折して中折になり空中戦になり、声の大きい人の意見が通るという残念な結果になります。

参加者全員が真剣に取り組めるテーマ設定。

それが出来れば会議の7割位は成功したようなものです。

時間を守る


会議がダラケないためには絶対に会議の時間を守る必要があります。会議延長なんてありえません。会議室を取っている他の人達の迷惑になります。

なので、アジェンダを決めたら、まず始めに時間配分を考えます。
「この議題は時間がかかりそうだな」「この議題は時間を掛けてでも議論すべきだ」「この議題は犠牲にしよう」など、アジェンダを元に時間配分を考えます。
理想は会議前に全ての議題が出揃っていて、事前に起案した人に内容を聞き、時間を考えることですが、そうもいかないことがあるでしょう。
実際、僕は会議の準備が十分できないことの方が多いです。(ツッコミは無しでお願いします。Lv.0なので大目に見てください)

じゃあどうしたら良いのか?

会議の冒頭に議題を読み上げて、自分が思っている時間配分を話します。それについて合意形成(コンセンサスとも)を作ります。
参加者全員で「今日はこの議題を中心に議論するぞ」という意識ができます。

結論は必ず出す


ブレストのような発散が目的の会議なら、必ずしも結論は出す必要はありません。しかし、会議の大半が何かを進めるために開くはずです。

議論が白熱し、様々な課題や今後検討すべきこと、現状では分からないこと。など多くのことが話し合われることでしょう。これだけ盛り上がったんだから「後は持ち帰って次の会議までに原案を作ってきてください」で上手くいく、なんて幻想です。
会議の最中は盛り上がっていても、いざ会議を離れると一瞬で忘れるのが人というものです。(偏見)

ファシリテータは、議論を元に現状で判断できる結論を必ず出すことが求められる。

と、僕は思っています。結論を出すことで、次の会議までに参加者が前進に向かって行動できます。たとえそれが間違った結論だろうと、次の会議で間違った結論であることが確認できます。
結論を出さなかった場合、次の課題まで前進は見られないことでしょう。結論が出ないより、間違った結論でも出す方が100倍マシです。ファシリテータは間違っても「では、この件については各自持ち帰って次回決定しましょう」なんて言ってはいけません。

アジェンダを破る


最後は、反対のことを書きますが、予め決められたアジェンダをあえて破ることもします。会議の目的は何か?「あるテーマについて議論し課題を解決し、前にすすめること」だと僕は考えているので、目的を達成するためにはアジェンダすら破っても良いと思っています。
ある発言・提言が重要であり、それについて徹底的に話し合うことが重要だ、とファシリテータが感じ、参加者もそう感じているならとことん話しあえば良いんです。

会議は大いに脱線し、議論は空中戦になります。

それでも時間を守り、必ず結論を出す。そうするためには、他の何かの議題を犠牲にする必要があります。起案者からしたらたまったものではないですよね。ですが、時間を守るために「あなたの起案してくれた議案については議論できなくなりますが良いですか?」と確認することで、議論は前に進みます。本当に今回議論しなければいけない内容なら本人からNOが返ってきますし、そうでなければ「次回で良いよ」という返答がきます。


長々と書きましたが、会議を上手く回すには、「テーマ」「議題」が用意されており「合意」「時間厳守」が徹底されていることが重要だと考えます。

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